Posta Elettronica

Posta Elettronica
on 15 luglio 2014 by in Newsletter

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Premessa

La posta elettronica (e-mail o email) è un servizio Internet grazie al quale ogni utente abilitato può inviare e ricevere dei messaggi utilizzando un computer o altro dispositivo elettronica (smartphone, tablet, etc.) connesso in rete attraverso un proprio account di posta registrato presso un provider del servizio.

Grazie a questo servizio due o più soggetti possono scambiarsi messaggi e allegati in modo semplice, rapido ed economico. Un grande vantaggio della email è quello di essere un metodo di comunicazione asincrono ovvero non è necessaria la presenza contemporanea “on-line” del mittente e del destinatario come invece avviene la messaggistica istantanea tipo Skype o Messenger.

La storia

Come tutti i servizi, a maggior ragione quelli tecnologici, non rimangono immutati nel tempo e così è stato anche per la posta elettronica che ha subito molti aggiornamenti nel corso degli anni a partire dalla prima mail che Shiva Ayyadurai inviò nel lontano 1978.
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Da allora l’utilizzo sempre maggiore da parte di privati e aziende è andato di pari passo con l’aumento delle funzionalità presenti.

Inizialmente l’utilizzo della posta elettronica era possibile esclusivamente con programmi specifici (i precursori degli attuali Outlook, Thunderbird, Eudora, etc..) e l’utilizzo si limitava al semplice download dei messaggi dal server al proprio computer con il protocollo POP3.

Successivamente venne introdotto il protocollo IMAP che permise a diversi client di connettersi, anche simultaneamente, alla stessa casella di posta e di sincronizzare nonché evidenziare i messaggi. Questo protocollo consente anche di organizzare le mail in cartelle visibili da tutti i client.

Nella seconda metà degli anni ’90 iniziò a nascere un nuovo modo di accedere alla posta elettronica ovvero tramite l’utilizzo della Webmail, parallelamente all’utilizzo dei client software era possibile utilizzare il browser per gestire la casella di posta esattamente allo stesso modo. I servizi di Webmail più famosi sono Outlook.com (ex Hotmail.com), Gmail, GMX, Yahoo! Mail, etc..
L’utilizzo della Webmail ha ampliato lo scenario di utilizzo della posta elettronica tradizionale che iniziava ad essere utilizzata non più per il solo scambio di messaggi ma anche per la gestione dei contatti, del calendario, delle attività, etc.

Nei primi anni 2000 una società Canadese conosciuta con il nome di Research In Motion Limited (RIM) iniziò la commercializzazione di quello che divenne poi lo smartphone attuale (Blackberry), il primo telefono con collegamento dati in grado di leggere le email in modalità PUSH (le email arrivavano in tempo reale sul dispositivo come un normale SMS).

Qualche anno dopo fece la sua prima comparsa il protocollo Exchange Active Sync (EAS) di Microsoft utilizzabile da tutti i dispositivi mobili (Windows Phone, Apple iOS, Android), dai client Outlook e tramite Webmail. Questo protocollo consentiva la sincronizzazione completa di email, contatti, rubrica, appuntamenti, task, etc.

La situazione attuale

Nel paragrafo precedente sono state illustrate le tappe più importanti dell’evoluzione della posta elettronica, che da semplice strumento di scambio messaggio (come oggi è un SMS) è diventato un vero e proprio centro di gestione delle informazioni e della collaborazioni.

Le aziende italiane e non solo, di qualunque dimensione, fanno oramai un uso quotidiano della posta elettronica per comunicare con i clienti e i fornitori, per pianificare riunioni, per gestire contatti e rubriche condivise, per prenotare l’utilizzo di risorse quali sale riunioni o vetture aziendali.

E’ cambiato anche il modo di utilizzarla, se qualche anno fa lo si faceva esclusivamente dall’ufficio, oggi sta aumentando drasticamente l’utilizzo in mobilità tramite smartphone, tablet durante le trasferte di lavoro, gli spostamenti e perfino durante le ferie.

smartphone_mailLa posta elettronica è dunque uno strumento oramai indispensabile e del quale non è possibile fare a meno per gestire qualunque tipo di attività imprenditoriale. Eppure, nonostante l’uso e l’importanza, le aziende tendono a non occuparsene, dando per scontato e gratuito il funzionamento e sottovalutandone, spesso, la sua utilità.

Questo ha portato, con il tempo, le aziende a dividersi in due grossi gruppi.

Da una parte ci sono quelle che non hanno capito, o non hanno avuto modo di capire, i vantaggi di un approccio moderno all’utilizzo della posta elettronica come strumento di collaborazione e sono rimaste ferme all’utilizzo base di invio e ricezione messaggi.

Dall’altra invece tutte quelle che hanno capito la grande importanza di questo strumento e hanno implementato soluzioni al passo con i tempi non solo per lo scambio di messaggi ma anche come strumento di collaborazione aziendale.

Oggi, queste ultime, hanno una marcia in più.

Perché le imprese non usano appieno le potenzialità messe a disposizione da un sistema di posta elettronica professionale e al passo con i tempi? Spesso semplicemente perché non c’è la consapevolezza delle potenzialità, ma anche altrettanto semplicemente per inerzia al cambiamento.
Non c’è dunque un motivo reale (prezzi troppo alti, tecnologie troppo complesse da implementare e utilizzare…) che spinge le aziende a non stare al passo con i tempi. Purtroppo è ancora una volta un problema di alfabetizzazione informatica, per cui avere un partner tecnologico professionale e competente (ndr. Datacen srl) che sia in grado di affiancarsi all’azienda per accompagnarla lungo questo cambiamento potrebbe rappresentare la chiave di volta per mettersi al passo con i tempi.

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